Conditions pour être considéré comme un étudiant

• Âge entre 15 et 27 ans.
• Inscription dans un établissement d’enseignement (Luxembourg ou étranger)
• Suivi d’un cycle d’enseignement à plein temps ou ne plus être à l’école depuis moins de 4 mois.
  
  

Types de contrats pour une activité estivale

• Contrat d’engagement étudiant : conclu entre un employeur et un étudiant. Recrutement possible dans le secteur privé et public.
• Contrat d’intérim
  
  

Durée et horaires de travail

Il est possible de travailler pour un job d’été ou des vacances scolaires jusqu’à deux mois par année civile (ou 346 heures)

Le temps de travail est de 40 heures par semaine. Il est possible de moduler le temps de travail :

• 40 heures hebdomadaires sur un contrat de 2 mois,
• 28 heures hebdomadaires sur un contrat de 3 mois,
• 20 heures hebdomadaires sur un contrat de 4 mois.
  
  

Repos

L’étudiant a droit à 44 heures de repos consécutif.

Congés

• Pas de congés annuels payés (26 jours par an).
• Congés extraordinaires non rémunérés (accordés par l’employeur).
  
  

Rémunération 

• Minimum 80% du salaire minimum applicable.
• Si une convention collective existe, elle prime.

Déclaration

L’employeur doit déclarer l’entrée de l’étudiant auprès du Centre Commun de la Sécurité Sociale (CCSS).

Cotisations

Aucune cotisation pour l’assurance maladie et la pension de vieillesse n’est à verser.

Affiliation

L’étudiant est uniquement affilié pour l’assurance accident, qui est à la charge de l’employeur.

Sur demande de l’employeur, l’Administration des Contributions directes (ACD) peut accorder une dispense de retenue d’impôt sur les salaires attribués à l’étudiant occupé pendant les vacances scolaires, s’ils ne dépassent pas 16 euros par heure. Dans ce cas, l’étudiant ne doit pas remettre de fiche d’impôt à l’employeur.

Toute personne inscrite dans l’enseignement supérieur, à temps plein ou partiel, peut bénéficier de l’AideFi.

Pour les étudiants à temps partiel, il faut suivre entre 15 et 17 crédits ECTS par semestre ou au moins la moitié de la durée minimale de la formation.

Sont également éligibles à suivre leur formation professionnelle à l’étranger les élèves de l’enseignement secondaire et de l’enseignement secondaire technique autorisés par le ministre ayant la Formation professionnelle dans ses attributions.

Les élèves de l’enseignement secondaire général ou technique peuvent également être éligibles, sous conditions :

• qu’il s’agisse d’une formation professionnelle non-offerte au Luxembourg ;
• que la formation se déroule à plein temps à l’école ;
• que le/la candidat(e) se rende « à l’étranger » du point de vue de son domicile.

Une demande officielle, incluant l’inscription et le programme de la formation, doit être envoyée par courrier au Service de la formation professionnelle (SFP), 29, rue Aldringen, L-2926 Luxembourg.

Le bénéficiaire non-résident doit être :

• Travailleur (ou indépendant) ressortissant luxembourgeois, de l’UE, de l’EEE ou de la Suisse, exerçant une activité au Luxembourg au moment de la demande ; ou

• Bénéficiaire d’une pension d’orphelin du Luxembourg, ressortissant de l’un des pays précités ; ou

• Enfant d’un travailleur ressortissant de ces pays, contribuant à son entretien et travaillant au Luxembourg lors de la demande, à condition que l’un des critères suivants soit rempli :
  • le parent ait été affilié au Centre commun de la sécurité sociale (CCSS) pendant une durée cumulée d’au moins 5 ans sur une période de référence de 10 ans, précédant la demande ; ou
  • le parent ait été affilié au CCSS pendant une durée cumulée d’au moins 10 ans au moment de la demande ; ou
  • l’étudiant ait été inscrit pendant au moins 5 ans d’études cumulées :
    • dans un établissement public ou privé situé au Luxembourg dispensant l’enseignement fondamental, l’enseignement secondaire ou la formation professionnelle initiale ; ou
    • au « Deutsch-Luxemburgisches Schengen-Lyzeum Perl » ; ou
    • dans un programme d’études offert par l’Université du Luxembourg menant au grade de bachelor, de master ou de docteur ou au diplôme d’études spécialisées en médecine ; ou
    • dans un programme d’études menant au brevet de technicien supérieur et accrédité par le ministre ; ou
    • dans un programme d’études accrédité offert par un établissement d’enseignement supérieur étranger établi au Luxembourg et accrédité par le ministre ; ou
  • l’étudiant ait légalement séjourné au Luxembourg pendant une durée cumulée d’au moins 5 années au moment de la demande.

Remarques importantes :

Le travail dans une institution européenne ou internationale au Luxembourg ainsi que la réception d’une pension, d’une rente ou d’indemnités de chômage de l’État sont pris en compte dans le calcul de la durée minimale d’affiliation.

L’enfant d’un ménage ou le conjoint ou partenaire du parent remplit les conditions d’éligibilité est également concerné.

Un étudiant vivant au Luxembourg uniquement pour ses études et ayant un revenu annuel inférieur au salaire social minimum est considéré comme non-résident.

Les stages conventionnés ne sont pas considérés comme une activité salariée et n’ouvrent pas droit à l’AideFi.

L’AideFi se compose :

• de différentes bourses cumulables ;
• d’un prêt étudiant avec charge d’intérêts.

• Bourses de base :
• Attribuée à tous les étudiants éligibles.
• Montant : 1.228 € par semestre.

• Bourse de mobilité :
  • Pour les étudiants qui :
    • Suivent des études supérieures dans un pays autre que celui de résidence du ménage
    • Apportent la preuve de frais de logement (bail, quittance etc.)
  • Montant : 1.528€ par semestre.

• Bourse sur critère sociaux :
  • Attribuée selon le revenu du ménage auquel appartient l’étudiant.
  • Le revenu doit être inférieur ou égal à 4,5 fois le salaire social minimum brut (SSM).

• Bourse familiale :
  • accessible si parallèlement 2 enfants ou plus du même ménage effectuent des études supérieures éligibles pour une AideFi ;
  • accordée en une seule tranche au semestre d’été. Le montant par semestre est fixé à 294 euros par étudiant. À noter que les étudiants qui n’effectuent pas de demande au semestre d’été peuvent demander une réévaluation du semestre d’hiver en envoyant un e-mail au gestionnaire du dossier.

Par ailleurs, les revenus issus d’un job étudiant limité à 10 heures par semaine ou effectués pendant les vacances ne sont pas pris en compte pour la bourse sur critères sociaux. En revanche, tout autre revenu de l’étudiant peut impacter le montant de l’aide, voire exclure totalement l’étudiant s’il dépasse 3,5 fois le salaire social minimum.

Le prêt étudiant est facultatif : un étudiant peut donc bénéficier uniquement des bourses, sans être obligé de contracter un prêt. S’il le souhaite, il peut demander un prêt étudiant de base de 3.250 euros par semestre, auquel peuvent s’ajouter deux majorations : une pour les frais d’inscription et une autre liée aux critères sociaux, selon sa situation.

Ce prêt est garanti par l’État et doit être contracté auprès d’une banque conventionnée. Il est accordé à un taux d’intérêt maximal de 2 %. Le remboursement doit commencer au plus tard deux ans après la fin ou l’arrêt des études, avec une durée maximale de remboursement de 10 ans.

En cas de difficultés financières, l’étudiant peut demander à sa banque un délai supplémentaire. Cette demande est examinée par une commission consultative, puis soumise à une décision conjointe des ministères de la Recherche et de l’Enseignement supérieur et des Finances.

L’AideFi luxembourgeoise ne peut pas être cumulée avec d’autres aides financières ou avantages équivalents accordés par le pays de résidence de l’étudiant. Cela inclut les bourses, allocations familiales, aides au logement, etc. L’étudiant non-résident doit fournir des certificats officiels de son pays prouvant les aides perçues ou refusées (sauf refus pour raisons administratives), sous peine de voir sa demande rejetée ; seules les bourses de mérite et les aides liées à la mobilité internationale (comme Erasmus+) sont exemptées de cette règle.

L’AideFi luxembourgeoise ne peut pas être cumulée avec d’autres aides financières ou avantages équivalents accordés par le pays de résidence de l’étudiant. Cela inclut les bourses, allocations familiales, aides au logement, etc. L’étudiant non-résident doit fournir des certificats officiels de son pays prouvant les aides perçues ou refusées (sauf refus pour raisons administratives), sous peine de voir sa demande rejetée ; seules les bourses de mérite et les aides liées à la mobilité internationale (comme Erasmus+) sont exemptées de cette règle.

Les étudiants en situation de handicap peuvent bénéficier :

• D’une majoration annuelle de leur aide financière : 1.000 € supplémentaires en bourse et 1.000 € en prêt, s’ils font face à des charges extraordinaires ;
• D’une prolongation de la durée de l’aide financière et d’un report du contrôle des résultats après deux années d’études, s’ils sont entravés dans la progression normale de leurs études.

Pour les étudiants non-résidents, l’AideFi est une aide de substitution. Avant d’introduire leur demande, ces étudiants doivent avoir réalisé toutes les démarches nécessaires dans leur pays de résidence afin d’y obtenir une aide financière pour leurs études.
 
Autorités compétentes pour les pays limitrophes :
Allemagne :
BAFöG ;
Belgique :
Allocations d’études (Communauté française) ;
Studietoelagen (Communauté flammande) ;
Studienbeihilfen Ostbelgienbildung (Communauté germanophone) ;
France :
Crous ;
Conseil régional (pour les formations du secteur sanitaire et social).
 
La réponse officielle, positive ou négative, pour l’année académique en cours doit être jointe à la demande d’AideFi au Luxembourg ou être fournie ultérieurement. Des certificats mentionnant des raisons administratives de refus ne sont pas acceptés. Les certificats doivent se référer à l’année académique concernée et être renouvelés chaque année.
En l’absence d’une réponse officielle des autorités compétentes du pays de résidence du demandeur, l’AideFi ne peut être accordée.
 
Désormais, la démarche en ligne via MyGuichet.lu est accessible à tous.
Il existe deux types de démarches :
Sans authentification : pour les étudiants ne disposant pas de LuxTrust ou eID.
Avec authentification : cette option offre plusieurs avantages, comme la possibilité de sauvegarder la demande, de la remplir automatiquement grâce aux données disponibles dans l’espace privé, de suivre l’avancement du dossier et d’accéder à l’historique des aides précédemment demandées.
L’étudiant peut transmettre sa demande même s’il ne dispose pas encore de tous les documents requis. Il pourra la compléter ultérieurement. Après l’envoi de la demande, des notifications sont envoyées par e-mail, notamment pour confirmer la réception ou informer d’un changement de statut (demande à compléter, bourse en paiement, etc.)
 
Première demande
Pour une première demande ou en cas de changement de cycle, il faut joindre :
– Une pièce d’identité (si la demande est faite sans authentification) ;
– Un relevé d’identité bancaire (RIB) au nom de l’étudiant ;
– Un certificat d’inscription définitif indiquant clairement le nom de la formation et le diplôme préparé.
 
Selon le type de bourse demandé, des documents supplémentaires peuvent être exigés :
– Pour les frais d’inscription : facture et preuve de paiement ;
– Pour la bourse sur critères sociaux : certificat de revenu du ménage (éventuellement deux, si non imposés collectivement) ou certificats annuels de revenus (salaire, pension, etc.) pour les non-imposables, et avis d’impôt pour les non-résidents ;
– Pour la bourse de mobilité : contrat de bail et preuve de paiement du loyer ;
– Pour la bourse familiale : numéro matricule de l’autre enfant bénéficiaire du ménage ;
Pour les étudiants disposant de revenus propres : les trois dernières fiches de revenus (salaire, pension, etc.).
 
Les documents doivent être rédigés ou traduits en luxembourgeois, français, allemand ou anglais, si nécessaire. Des pièces complémentaires peuvent être demandées par l’administration.
 
Demande subséquente
Pour une demande subséquente, seuls quelques justificatifs sont requis :
– Un nouveau certificat d’inscription ;
– Les justificatifs d’aides financières perçues à l’étranger ;
En cas de demande pour une 3e année d’études ou plus : les résultats académiques des années précédentes ;
Et tout autre document relatif à un changement de situation par rapport à la demande précédente.
Les documents liés aux critères sociaux sont à fournir obligatoirement au semestre d’hiver.

Le cas particulier des étudiants non-résidents 
Les étudiants non-résidents doivent aussi fournir :
Des justificatifs des allocations ou prestations familiales liées au statut d’étudiant, ou une attestation de non-droit ;
Pour ceux ayant étudié au Luxembourg pendant au moins 5 années cumulées : des certificats de fréquentation scolaire ou d’inscription ;
Une preuve officielle (positive ou négative) qu’une demande d’aide a été introduite dans le pays de résidence. Les simples refus administratifs ne sont pas acceptés. Cette preuve doit être renouvelée chaque année. Sans réponse officielle des autorités étrangères, l’AideFi ne peut pas être accordée.
 
Attention : l’étudiant doit respecter les dates limites d’introduction de la demande dans son pays de résidence.
Une demande d’AideFi est à introduire pour chaque semestre même si l’étudiant est inscrit annuellement.
La demande est à introduire :
pour le 30 novembre pour le semestre d’hiver : le formulaire de demande est disponible à partir du 1^er jour ouvrable du mois d’août ;
pour le 30 avril pour le semestre d’été : le formulaire de demande est disponible à partir du 1^er jour ouvrable du mois de janvier.
 
Après traitement de la demande, le Service Aides financières envoie au demandeur une lettre d’accord qui mentionne le montant de la bourse et du prêt qui lui est alloué pour la 1^re tranche de l’AideFi de l’année académique en cours.
La bourse est virée par l’État sur le compte de l’étudiant entre 2 et 4 semaines après l’envoi de la lettre d’accord par le Service Aides financières.

Si l’étudiant a demandé le prêt étudiant, la notification d’accord émise par le Service Aides financières sera accompagnée d’un certificat pour la banque imprimé sur papier sécurisé jaune. Ce certificat est à conserver soigneusement. Le Service Aides financières ne fournit pas de copie du certificat.
Le certificat comporte un code QR qui peut être utilisé pour contracter le prêt étudiant (procédure généralisée à partir de l’année académique 2022/2023).

Recours : une décision négative suite à une demande d’AideFi est une décision administrative contre laquelle les voies de recours habituelles (recours gracieux, recours judiciaire) peuvent être exercées, sous réserve de respecter les délais légaux.
Une demande auprès de l’Ombudsman est également possible.

Age minimum

Dès 14 ans, les jeunes peuvent être embauchés pour des travaux légers adaptés à leur âge pendant les vacances scolaires.
Conditions pour les 14-16 ans : L’emploi est autorisé uniquement pendant des vacances de minimum 14 jours, avec un repos continu d’au moins la moitié de la durée des vacances (ex : 7 jours sur 15).

Contrat de travail

En France, il n’existe pas de contrat étudiant spécifique, mais plusieurs types de contrats classiques peuvent être adaptés aux étudiants pour concilier études et travail : CDD, CDD saisonnier, CDI étudiant, …
Obligation supplémentaire pour les jeunes de 14 à 16 ans : 15 jours avant l’embauche, l’employeur doit demander une autorisation de recruter à l’Inspecteur du travail.
De plus, le jeune mineur non émancipé doit obtenir l’autorisation de son représentant légal pour conclure un contrat de travail.
Malgré leur statut, les étudiants bénéficient des mêmes droits et obligations que les autres salariés.

Durée de travail

Un étudiant peut travailler à temps plein ou à temps partiel :

• Temps plein : 35h par semaine
• Temps partiel : possibilité de négocier la durée. Ils sont en principe de 10, 15 ou 20 heures.
  
  
  

Rémunération minimum

• Les jeunes de moins de 18 ans : rémunération au minimum sur la base du SMIC (horaire brut 11,88€ soit 1 801,80€ brut mensuel).
  • Minoré de 20 % avant 17 ans ;
  • Minoré de 10 % entre 17 et 18 ans. 
• Le versement du SMIC est obligatoire à partir de 18 ans.
• Si une convention collective existe, elle prime.
  
  

Congés/ repos

• Durée du repos hebdomadaire : 24h consécutives, sauf dans certains secteurs (hôtellerie, restauration, médical)
• Congé : 2,5 jours de congés payés par mois travaillé
• Indemnité de congés payés : 10 % de la rémunération totale perçue pendant le contrat.
• Indemnité de fin de contrat : Pas d’indemnité de précarité si le contrat est conclu pendant les vacances scolaires ou universitaires (article L. 1243-10 du Code du travail).

L’employeur est tenu de verser les cotisations sociales comme pour un autre salarié.

Principe

Les salaires des jeunes salariés pendant les vacances scolaires ou universitaires sont soumis à l’impôt sur le revenu, selon les règles des traitements et salaires. À partir de 18 ans, l’étudiant peut remplir sa propre déclaration de revenus. Jusqu’à 25 ans, il peut aussi être rattaché au foyer fiscal de ses parents, auquel cas ses gains sont inclus dans la déclaration de ses parents.

Exonération fiscale

Les jeunes de moins de 25 ans au 1er janvier de l’année d’imposition bénéficient d’une exonération d’impôt sur le revenu, dans la limite de trois fois le montant mensuel du SMIC, à condition de poursuivre des études secondaires ou supérieures. Le plafond est calculé sur la base de 35 heures par semaine, et il est ajusté si le SMIC varie durant l’année. L’exonération s’applique automatiquement si les salaires ne dépassent pas ce plafond et ne sont pas déclarés.

Cette exonération ne s’applique pas aux agents publics en formation (ex : ENM, ENFIP).

Dans la zone frontalière, de nombreuses activités sont proposées aux étudiants qui souhaitent travailler : les secteurs de la vente, la restauration, la grande distribution ou le tourisme recherchent des étudiants, quel que soit le pays.

Vous pouvez consulter les offres d’emploi et déposer votre CV sur les plateformes dédiées aux jeunes, ou sur les sites de recherche d’emploi. Notre brochure a établi une liste – non exhaustive – des sites utiles pour chaque pays.

Si vous êtes convoqué à un entretien ou si vous recevez une réponse positive, il est utile de connaître les différents types de contrats de travail existants.  

En Allemagne, il existe des contrats étudiants, comme le Werkstudentenvertrag (contrat d’étudiant salarié), la kurzfristige Beschäftigung (emploi de courte durée), ou des contrats spécifiques comme le minijob ou le midijob. En Belgique, le contrat d’occupation étudiant est très répandu, ou le contrat intérimaire pour étudiant.

En France, il n’existe pas de contrat spécifique pour les étudiants, mais différents types de CDI (CDI intermittent) ou de CDD (CDD saisonnier).

Au Luxembourg, l’étudiant peut signer un contrat d’engagement, ou un encore un contrat intérimaire.

Les contrats étudiants ne sont en général pas soumis aux cotisations sociales. En revanche ils comportent des restrictions en matière de rémunération et de temps de travail. Dans tous les cas, il est nécessaire de posséder une Carte européenne d’assurance maladie pour les soins d’urgence à l’étranger.

Selon l’emploi occupé, des connaissances minimales ou plus approfondies sont demandées. En Allemagne, il faut être capable de se débrouiller en allemand et en anglais selon les cas. Au Luxembourg, pays multilingue, la connaissance des langues étrangères (anglais et allemand) est également appréciée, et des notions de luxembourgeois peuvent être un atout si vous êtes en contact avec le public.

Notre brochure « Emploi étudiant dans la Grande Région » vous renseigne sur les différents types de contrat de travail et les particularités de chaque contrat (durée de travail, salaire, cotisations, impôts) et les possibilités qui s’offrent aux ressortissant de l’Union européenne et les ressortissants des pays tiers.