L’entreprise détachante doit, dès le commencement des travaux sur le territoire luxembourgeois, en informer l’Inspection du Travail et des Mines (ITM), en lui communiquant sur la plateforme électronique destinée à cet effet https://edetach.itm.lu/edetach/ , les éléments suivants indispensables à l’obtention du badge social – l’identifiant du salarié détaché –  ainsi qu’au contrôle légal à effectuer par l’ITM:

• les données d’identification de l’employeur détachant et de son représentant effectif;
• l’identité et l’adresse au Luxembourg de la personne morale ou physique présente sur le territoire luxembourgeois, qui sera la personne de référence pour communiquer avec l’ITM et les autres autorités compétentes en matière de respect des conditions liées au détachement;
• la date de début et la durée prévue du détachement,
• l’identité et l’adresse du maître d’ouvrage ou du donneur d’ordre pour lequel la prestation de services est effectuée;
• le ou les lieux de travail au Luxembourg et la durée prévisible des travaux;
• les noms, prénoms, dates de naissance, nationalités et professions des salariés;
• la qualité dans laquelle les salariés sont engagés dans l’entreprise et la profession ou l’occupation à laquelle ils y sont régulièrement affectés, ainsi que l’activité qu’ils exercent lors du détachement au Luxembourg;

L’entreprise détachante est tenue de communiquer à l’ITM sur  la plateforme électronique https://edetach.itm.lu/edetach/ , à compter du jour du commencement du détachement, les documents nécessaires suivants:

• la copie du contrat de mise à disposition le cas échéant;
• le certificat de déclaration préalable ou l’attestation la remplaçant délivrée par la Direction générale PME et entrepreneuriat auprès du Ministère de l’Économie,
• l’original ou la copie certifiée conforme du formulaire A1 (anc. E 101); ou, le cas échéant, l’indication précise des organismes de sécurité sociale auxquels les travailleurs sont affiliés pendant leur séjour sur le territoire luxembourgeois;
• le certificat de TVA délivré par l’Administration de l’Enregistrement et des Domaines;
• la copie du contrat de travail, ou une attestation de conformité à la directive 91/533/CEE du 14 octobre 1991, relative à l’obligation de l’employeur d’informer le salarié des conditions applicables au contrat ou à la relation de travail, telle que transposée par la législation de l’État compétent, délivrée par l’autorité de contrôle compétente du pays dans lequel l’entreprise détachante a son siège ou effectue habituellement ses prestations;
• une attestation de conformité, délivrée par l’autorité de contrôle compétente du pays dans lequel l’entreprise détachante a son siège ou exerce habituellement son travail, de la relation de travail des salariés détachés, au moment de leur détachement, par rapport à la législation compétente ayant transposé les directives 97/81/CE concernant le travail à temps partiel et 1999/70/CE concernant le travail à durée déterminée;
• les documents officiels attestant les qualifications professionnelles des salariés;
• les fiches de salaires ainsi que les preuves de paiement pour toute la durée du détachement;
• les pointages indiquant le début, la fin et la durée du travail journalier pour toute la durée du détachement sur le territoire luxembourgeois,
• une copie de l’autorisation de séjour ou d’un titre de séjour pour tout ressortissant de pays tiers détaché sur le territoire luxembourgeois ;
• une copie du certificat médical d’embauche délivré par les services de santé au travail sectoriellement compétents.

Tout changement ultérieur, notamment du lieu ou de l’objet du travail, devra être signalé par le même biais à l’ITM, sans préjudice de la nécessité d’un nouveau contrat de prestations de services ayant un objet différent. A noter également que les documents doivent toujours être traduits en langue française ou allemande s’ils n’ont pas été établis dans l’une de ces langues.